Проблема поиска офисного помещения встает практически перед каждым бизнесменом. Причины могут быть разными – новая фирма ищет место, где бы могла расположиться, старое помещение уже не устраивает выросшую компанию по размерам, арендатор вступил в конфликт с владельцем офиса. В любом случае – вам понадобилось офисное помещение. Как же его искать и где?
При этом необходимо учесть, что аренда – одна из главных статей расходов бизнесмена, и подчас стоимость аренды может и финансовых затрат по дальнейшему обслуживанию выбранного помещения и поддержанию его в надлежащем виде могут быть очень высокими. Поэтому к поиску офиса следует отнестись очень внимательно и тщательно ознакомиться с существующей ситуацией на рынке коммерческой недвижимости.
Зачем нужен офис
Для начала необходимо убедиться в том, что офис вам действительно нужен. Его наличие обязательно далеко не во всех областях деятельности, некоторые виды работ эффективно и легко можно вести на дому. В первую очередь это касается представителей творческих и интеллектуальных профессий – дизайнеров, программистов, репетиторов, научных работников. Аренда офисного помещения обойдется в немалую сумму, а во всех этих случаях реальный офис вполне может быть заменен виртуальным.
Какие функции выполняет офис:
- создание рабочих мест для руководителей и сотрудников;
- место, способ и средство общения персонала;
- удобный способ контроля деятельности персонала;
- юридический адрес компании (место ее официальной регистрации).
Мелкие компании, индивидуальные предприниматели, интернет-проекты, представители сетевого маркета в местах для руководителей и сотрудников часто не нуждаются – принимать и обрабатывать заказы их персонал может на дому.
Место и способ общения персонала – важнейшая функция офиса. Однако число личных встреч может быть сокращено с помощью современных технических средств (телефонов, ICQ, Skype, корпоративные сети). Эти средства позволяют сотрудникам фирмы общаться независимо от их реального местонахождения.
Как способ контроля деятельности персонала офис, несомненно, важен. Однако контролировать работу персонала можно и с помощью мотивационной системы, нацеливающей человека на конкретный результат. Кроме того, можно задействовать средства связи и наладить систему регулярной отчетности.
Офис исполняет представительские функции, это место встречи клиентов и партнеров. Но эти встречи могут быть проведены не менее эффективно и на территории клиента, а также в кафе и ресторанах. Конечно, определяется это в первую очередь родом деятельности компании. К тому же без офиса сложнее с юридической точки зрения – налоговая инспекция может заблокировать расчетный счет компании при несовпадении ее физического и юридического адресов. Но для индивидуального предпринимателя офис не является необходимостью.
Существует ряд вариантов, которые позволяют существенно упростить ситуацию.
Виртуальный офис – это комплекс офисных услуг, включающих служебный адрес организации для получения и пересылки корреспонденции, телефонный номер, прием факсов. Также предоставляются услуги секретаря, аренда переговорных комнат и конференц-залов для деловых встреч, веб-хостинг, обслуживание входящих звонков. Коммуникационные возможности Интернета в настоящее время позволяют эффективно вести бизнес.
Офис напрокат – некоторые компании предоставляют офисное помещение с оргтехникой и необходимым персоналом. В выбранное время вы сможете использовать его для представительских целей, а также с его помощью решите вопрос юридического адреса компании.
Бизнес-инкубатор – его основная задача состоит в предоставлении возможности начать свое дело людям, не имеющим стартового капитала. При этом вы получите нежилое помещение на льготных условиях. Однако воспользоваться этой возможностью, как правило, могут молодые компании, занимающиеся высокими технологиями.
И, конечно, в первую очередь следует узнать, не действуют ли в вашем городе или регионе какие-либо федеральные и муниципальные программы по поддержке малого бизнеса. Для таких проектов возможны льготы на аренду помещений.
Поиск помещения
Если вы решили, что офис вам необходим, к выбору подходящего помещения следует подойти основательно. Рынок изобилует предложениями разной ценовой категории, но очень широкий выбор тоже усложняет ситуацию. Поэтому для начала необходимо четко определиться с типом офиса. Это может быть как обычное административно-офисное здание, так и клубный особняк класса «Премиум». В первую очередь тип офиса определяется вашими потребностями и вашими финансовыми возможностями.
В зависимости от вида деятельности и основных функций фирмы можно выделить несколько критериев: площадь, местоположение, удаленность от транспортных линий, форма. Если сотрудники будут работать исключительно в офисе, его размеры будут больше, чем для компании, сотрудники которой работают удаленно. Если все переговоры ведутся по телефону, помещение высокого представительского класса не является необходимым. Но если руководство компании встречает клиентов только в офисе, часто требуется, чтобы он был расположен в центре города.
При этом необходимо правильно расставить приоритеты. Конечно, красивое охраняемое помещение повышенного комфорта в бизнес-центре очень привлекательно, однако не следует забывать, что все это стоит денег. Согласно данным статистики, только крупные предприятия могут арендовать офис в бизнес-центре.
К тому же, помимо явных достоинств бизнес-центров (выгодного местонахождения, наличия телефонной сети, доступа в Интернет, столовых и кафе, уборки и охраны), у них есть и недостатки. Это не только стоимость, но и высокая плотность конкурентов, претендующих на то же помещение. Кроме того, рабочий график вашей фирмы должен совпадать с графиком работы бизнес-центра, что не всегда удобно.
В большинстве случаев современные бизнес-центры спроектированы под компанию, обычно снимающую офис площадью 200-300 кв. м. Для молодой фирмы офис такого размера может быть слишком велик, а поделить данное помещение на несколько мелких часто невозможно.
Небольшим фирмам, составляющим основной сегмент экономики, на начальном этапе не стоит гнаться за престижем. Многие крупные компании не стесняются скромных помещений, поскольку не желают переплачивать за мнимые достоинства. Главная задача офиса – выполнять свои функции. Если не ставить во главу угла престиж, то проще найти помещение нужного размера. В этом случае арендатор будет свободен в выборе района размещения и в определении графика работы.
Если фирма уже арендует помещение, но планирует переезд, то поиски офиса следует начинать заранее – необходимо закладывать время на отделку или ремонт нового помещения. К тому же, владелец помещения не должен понимать, что оно вам нужно срочно – иначе условия аренды могут измениться в худшую сторону. Особенно важно начинать поиск заранее для крупных компаний.
Классификация офисных помещений
Правильно выбрать необходимое помещение поможет классификация офисов. Согласно ей типы недвижимости обозначаются латинскими буквами – А, В, С, D. В более сложной классификации рядом с буквами ставятся знаки «+» или «–». Такая классификация офисных помещений помогает арендаторам лучше оценить качество и стоимость недвижимости. Классность зависит и от качества здания, и от услуг, предоставляемых его владельцем.
Типы помещений:
- Премиум-класс «А+» – помещения в новых бизнес-центрах или особняках с качественным ремонтом. Как правило, такие здания размещены в центральных районах городов. Подчас это могут быть помещения в объектах, одновременно являющихся памятниками архитектуры.
Для данного класса характерно высокотехничное оснащение помещений. В таких зданиях часто есть и удобная подземная или охраняемая наземная парковка, продуманная инфраструктура и круглосуточная система безопасности. Внешний вид и интерьер подобных помещений неповторимы, имеется качественная система кондиционирования и вентиляции.
Арендовать помещение класса «А+» можно как непосредственно у его владельца, так и у ведущих риэлторских компаний.
- Класс «А» – помещения в бизнес-центрах или отремонтированных элитных особняках. Для них характерно наличие своего паркинга или внутренней территории с охраняемой стоянкой, а также качественной круглосуточной системы безопасности. Чаще всего подобные помещения расположены в исторических центрах городов недалеко от транспортных магистралей.
Такие здания, как правило, полностью автоматизированы, имеют свой источник бесперебойного питания. Принадлежат они обычно одному собственнику, чаще всего это крупная известная компания, работающая по европейским стандартам.
В целом помещения этого типа очень незначительно отличаются от офисов класса «А+», поэтому, обратив свое внимание на них, арендатор может сэкономить значительные средства. При этом имидж компании будет поддержан на том же уровне.
- Класс «В+» – представлен большинством офисных помещений. Это качественные офисные здания, почти не отличающиеся от класса «А». Однако они могут иметь некоторые недостатки, на первый взгляд незаметные.
Обычно эти объекты расположены в районах, не самых респектабельных, и могут иметь не слишком удобный паркинг или не иметь его вообще. Впрочем, эти недостатки компенсируются качественной отделкой помещений и широким набором услуг, предоставляемых собственниками (часто их может быть несколько). Поэтому здания типа «В+» могут быть весьма удобны для арендаторов, к тому же съем офиса такого типа позволяет арендаторам прекрасно сэкономить средства.
- Класс «В» – еще одна распространенная категория офисных помещений. От класса «В+» она отличается незначительно, в первую очередь менее удобным местонахождением. Сюда входят помещения, расположенные в офисных и реконструированных зданиях, особняках и бизнес-центрах. Они характеризуются устаревшими, но хорошими инженерными системами, лифтами и системами кондиционирования, а также менее качественной отделкой.
Для этого класса характерен более широкий выбор помещений, и если престиж для компании не является главным, подобрать здесь удобный офис со всем необходимым для работы гораздо проще.
- Класс «С» – помещения, пригодные для деловой деятельности, однако они уже не относятся к бизнес-центрам. Это бывшие НИИ, офисные и административные здания, для которых характерны старые инженерные системы и системы вентиляции, невысокое качество отделки, отсутствует развитая инфраструктура. Внутреннее пространство зданий организовано по коридорной системе, поэтому существует возможность сдавать отдельные комнаты разным компаниям.
Такие помещения эконом-класса хорошо подойдут компаниям, начинающим свой бизнес, а также тем, в офис которых клиенты и посетители не приезжают.
- Класс «D» – помещения в старых производственных зданиях, жилые помещения в обычных домах, цокольных и подвальных этажах. В них инженерные системы, как правило, старые и работают с перебоями. Однако если помещение было производственным, может иметься большая территория для парковки машин.
В большинстве случаев такие офисы снимаются небольшими компаниями, а также теми фирмами, которым необходимы производственные площади.
Согласно мнению специалистов, объекты класса D, как правило, малопригодны для успешного ведения бизнеса. Наиболее подходящими для бизнесменов являются помещения типов «А+», «А», «В+», «В» и «С». И выбирая офис, необходимо убедиться в адекватности оценки качества и стоимости предлагаемого помещения, а также в его соответствии вашим требованиям.
Как снять недорогое помещение для офиса
Где можно обнаружить недорогой офис – для многих арендаторов загадка. Однако такие помещения есть, главное – знать их расположение.
Довольно часто можно встретить предложения о сдаче помещений под офисы на территории бывших предприятий, заводов, НИИ, гостиниц, туристических баз. В них арендатор в большинстве случаев найдет все необходимое для полноценной работы небольшой фирмы. В то же время цена на подобные помещения, даже при удобном местоположении, значительно ниже. Это объясняется их меньшей представительностью. Аналогичные офисы можно найти на первых этажах и в подвалах жилых домов.
Другой причиной невысокой стоимости аренды офиса может быть качество объекта. Речь идет не столько о внутренней отделке, сколько о таких моментах как небольшое число мест парковки машин или их отсутствие, плохая вентиляция, наличие поблизости промышленной зоны.
Еще одной причиной невысокой арендной платы может быть удаленность офиса от центра города. Часто это влечет за собой проблемы с транспортной доступностью, в том числе из-за пробок на дорогах. При этом сотрудникам фирмы придется ежедневно терять время на дорогу. Впрочем, если в компании работает мало человек и живут они недалеко, проблема решится сама собой. А данные объекты могут быть очень хорошо оснащены и иметь довольно большие площади. Так что каждое предложение следует рассматривать с учетом особенностей своей фирмы.
При поиске офисного помещения ограничиваться одним вариантом не стоит. Любая сделка может сорваться до заключения. Причины различны – и разница в метраже помещения, выявленная арендатором, и изменение коммерческих условий, и отсутствие ремонта в офисе. Поэтому желательно иметь запасной вариант. Если на дворе декабрь – старайтесь подписать договор до конца года и не переносите сделку на январь, потому что после новогодних праздников собственники часто меняют ее условия.
Выбирая помещение, следует брать в расчет возможное увеличение персонала. Поэтому если вы снимаете офис на долгий срок, а в компании положительная динамика и тенденции к развитию, лучше арендовать офис большей площади – иначе вскоре придется вновь погрузиться в поиски помещения.
Выбрав помещение, необходимо составить письмо о намерениях – в нем должны быть детально прописаны все договоренности между владельцем офиса и арендатором, достигнутые в ходе переговоров.
Услуги посредников
Как и с жилыми помещениями, искать офис можно самостоятельно, а можно воспользоваться услугами посредников. Естественно, затраты увеличатся на стоимость услуг посредника, что опять же не всем выгодно. Заключение договора непосредственно с владельцем офиса обойдется дешевле, к тому же этот способ является и самым надежным. Однако такая возможность есть не всегда. К тому же вам придется просмотреть большее число вариантов и потратить больше времени на поиски.
Если вы знаете надежное риэлторское агентство, сотрудникам которого доверяете в полной мере, возможно, лучше воспользоваться его услугами. Это будет для вас определенной защитой от мошенников и гарантией надежности арендодателя. Поэтому сначала надо решить, что выгодно именно вам.
Обратившись к незнакомым посредникам, проявите внимательность, осторожность и недоверие. Мошенников, занимающихся недвижимостью, на рынке немало. И риск, что риэлтор исчезнет, получив предоплату, довольно велик. Большая база предложений не является гарантией добросовестности риэлторского агентства.
Не лишней будет проверка информации о посреднике с помощью Интернета. Кроме того, следует внимательно прочитать договор. Без него с риэлторским агентством работать нельзя.
Предлагая вам какой-либо объект, посредник должен предоставить и всю необходимую информацию по нему. Документация по инженерным системам, инфраструктуре, информационному оснащению здания, в котором предполагается размещение офиса, должна быть доступна арендатору в любой момент. В противном случае компетентность данного риэлтора сомнительна.
Слишком выгодные условия сделки также должны вас насторожить. Часто они являются искусной приманкой. Поэтому лучше найти еще несколько предложений от проверенных компаний с надежной репутацией и сравнить их. Только составив свой собственный рейтинг, вы сможете судить, так ли выгодны условия данного посредника, и можно ли ему доверять.
Если услугами профессиональных риэлторов вы воспользоваться не можете, выберите устраивающий вас район, найдите подходящие здания (это могут быть проектные институты, НИИ, помещения в жилых домах), свяжитесь с владельцами и договоритесь об аренде помещения. При этом не забудьте проверить право на распоряжение данными площадями. Оценить подлинность комплекта документов и правильность их оформления помогут профессиональные юристы.
Оформление сделки
После выбора помещения наступает момент заключения договора аренды. Необходимо точно знать, как должен быть оформлен договор, и какие важные моменты должны быть в нем оговорены. Если вы некомпетентны в данном вопросе, лучше воспользоваться услугами специалиста (юриста, работающего в сфере недвижимости или риэлтора).
Вопросы аренды помещения регулируются 34-й главой Гражданского кодекса РФ. Как и в любом другом договоре, обязательно должны быть указаны реквизиты обеих сторон, права и обязанности каждой стороны, подробное описание помещения, размер арендной платы за помещение, срок действия договора, начало его вступления в силу, по каким причинам договор может быть расторгнут, ответственность сторон за неисполнение его условий.
Также должны быть указаны права третьих лиц на объект аренды, ответственность сторон за неисполнение условий, порядок возврата помещения арендодателю. Кроме того, стандартный договор, по согласию обеих сторон, может быть дополнен и другими пунктами. Это позволит избежать возможных ошибок и неточностей при его заключении. Стандартный договор может быть использован как основа, но в вашем договоре должны быть перечислены все необходимые вам условия.
Собственники помещений предпочитают заключать долгосрочные договоры, минимум на 3–5 лет. При отсутствии срока действия договора он будет признан бессрочным. В таком случае любая их сторон, согласно статье 610 ГК РФ, может его расторгнуть, направив уведомление об отказе за 3 месяца до даты расторжения.
Если договор заключен на год или больше, для него обязательна государственная регистрация – только после этого он вступает в силу. Для договоров сроком действия менее года регистрация необязательна. Поэтому при оформлении необходимо проследить, не заключен ли договор на 364 дня или без срока действия.
При передаче договора аренды на регистрацию, к нему необходимо приложить поэтажные планы здания или сооружения, где обозначены сдаваемые в аренду помещения с указанием их площади. Если арендуемое помещение находится в здании, являющемся памятником культуры, то в договор должно быть включено условие, гарантирующее сохранность культурной или исторической ценности объекта.
Если вы заключаете договор субаренды нежилого помещения, необходимо получить документально зафиксированное согласие его владельца. Если договор заключен сроком до 1 года, достаточно будет визы собственника с подписью и печатью в правом верхнем углу. Договор на аренду (субаренду) помещения, являющегося объектом федеральной собственности или принадлежащего Госкомимуществу, вне зависимости от срока его действия должен быть обязательно зарегистрирован.
При несоблюдении вышеуказанных условий договоры рассматриваются только как договоры о совместной деятельности. При этом расходы по оплате счетов не будут зачислены на затратные счета и отнесены на себестоимость, получить лицензию или оформить рекламную вывеску невозможно.
Одним из самых важных пунктов договора является стоимость аренды. Если условия арендной платы в договоре не согласованы, он считается незаключенным. Далеко не все знают, что при расчете суммы платежа могут применяться различные коэффициенты. Влияют на величину ежемесячного платежа такие факторы, как: удаленность помещения от делового центра, наличие парковки, наличие дополнительных услуг, предоставляемых арендодателем и т. п.
Кроме того, арендатору надо уточнить, входит ли в рассчитанную сумму стоимость коммунальных услуг, охраны, проведения коммуникаций и парковки. Иначе может оказаться, что платить вам придется больше, чем вы ожидали. Обычно коммунальные услуги оговариваются отдельно.
После оформления сделки, арендатор имеет право пользоваться имуществом в соответствии с его целевым назначением и условиями заключенного договора, должен вносить арендную плату и вернуть помещение по истечении срока договора аренды.
По истечении срока действия договора арендатор имеет преимущественное право на его возобновление при соблюдении следующих условий:
- надлежащего исполнения обязанностей по заключенному договору (использование имущества по назначению, регулярное внесение арендной платы, поддержание помещения в хорошем состоянии);
- готовности заключить договор на тех же условиях, какие предлагают другие претенденты на аренду;
- подтверждении своего желания продлить арендные отношения письменным уведомлением арендодателя.
Договор аренды играет приоритетную роль в случаях, когда разногласия между арендатором и владельцем помещения приходится решать в суде. Поэтому данному документу необходимо уделить особое внимание и изучить его очень хорошо. В противном случае арендатор может, например, не иметь доступа к части арендованных помещений, или же каждое свое действие он будет вынужден согласовывать с арендодателем.
И, конечно, перед заключением договора необходимо убедиться в реальном существовании владельца помещения. Иначе есть риск арендовать офис у подставного лица.
Заключение
Аренда офиса – задача, которая не решается в течение одного дня. Это достаточно сложный процесс, требующий времени и сил. Рынок коммерческой недвижимости изобилует предложениями различных ценовых категорий, однако это и усложняет выбор оптимального офиса для благоприятного дальнейшего развития компании.
Проблем при выборе помещения может возникнуть немало, к тому же в ход идут различные хитрости для привлечения как можно большего числа арендаторов. Поэтому желательно быть предельно сосредоточенным и соблюдать определенные правила. Их выполнение сведет к минимуму возможные риски и защитит вас от мошенничества, в противном случае цена ошибки будет слишком высокой. Если же вы проявите необходимое внимание и осторожность и воспользуетесь услугами грамотных специалистов, то сможете избежать проблем.
Комментарии
(1)#Последние комментарии на сайте