Юридические лица постепенно переходят на цифровой документооборот. Если раньше он велся исключительно на бумажных носителях, то позже наступил переходный период, когда часть документов создавалась на привычных сотрудникам листах А4, а часть – уже в виде файлов. Недалек тот день, когда весь объем документов будет переведен в формат файлов, уже сейчас многие руководители задумываются над тем, чтобы создать полный электронный архив. Это облегчит и хранение документов, и операции с ними – поиск, классификацию, коррекцию.
Электронный архив имеет смысл создавать тем юридическим лицам, которым необходимо сканировать и хранить более 10 тысяч образцов.
Что касается оборудования, с помощью которого выполняется сканирование документов, оно разделяется на несколько видов – сканер может быть:
- ручным – небольшое устройство, которое можно легко переносить, они имеют маленькую скорость работы и не пользуются популярностью из-за низкого качества получаемых изображений;
- планшетным – небольшое мобильное устройство, которое удобно использовать и дома, и в офисе. Качество изображений получается выше, однако нельзя сказать, что он удобен для работы с большим объемом данных;
- широкоформатным – устройство имеет специфическое применение для сканирования чертежей и карт большого формата;
- потоковым – устройство имеет режим автоматической подачи бумаги, поэтому позволяет быстро обработать большой объем документов, именно он чаще всего используется для сканирования в случае, описанном в статье выше;
- книжным – устройство относится к планшетного типа сканерам, однако позволяет выполнять обработку документа, размещенного лицевой стороной вверх;
- планетарным – устройство позволяет отсканировать документ без контакта с оригиналом, поэтому ему целесообразно использовать в работе с ценными древними манускриптами;
- роботизированным – стационарный агрегат, способный работать с целыми изданиями.
Конечно, для создания электронного архива потребуется мощное оборудование, которое есть далеко не в каждом офисе. Компании, специализирующиеся на такой работе, приобретают функциональные, например, роботизированные, сканеры. Их сотрудники обучены работе с бумагами разного формата и качества, они смогут сохранить даже такие документы, которые напечатаны на слишком ветхой бумаге. Такой компанией является, например, Archiv.ru, вы можете обратиться к ней и получить качественную услугу.
